Hoe werkt takenlijst in Outlook

Doe  je voordeel met het antwoord op de vraag: Hoe werkt takenlijst in Outlook?

Takenlijst in Outlook is een hele handige tool om al je taken bij te houden, simpel in 1 overzicht! We denken bij deze functionaliteit meestal niet meteen aan Outlook. Outlook wordt vaak vergeten; het is voor bijna iedereen puur een mailverkeersysteem. Bij takenlijsten denken we meteen aan allerlei geïntegreerde systemen binnen organisaties. Toch kan Outlook zoveel meer en is de takenlijst in Outlook; simpel en overzichtelijk. Ik kan niet meer zonder mijn takenlijst, zeker wanneer je als projectondersteuner werkt en dagelijks met meer dan 60 lopende projecten te maken hebt.
Veel secretaresses werken jammer genoeg nog niet met een takenlijst. Toch is het echt ontzettend handig en al die verschillende taken die je bij moet houden, heb je in 1 oogopslag bij elkaar!

Je kunt een takenlijst in Outlook ook een einddatum geven, je krijgt dan een herinnering (als pop-up). Dat voorkomt dat je zaken vergeet. Je kunt sorteren op een einddatum, zo kun je dus zien wat je bijvoorbeeld die week moet doen. Heel handig als je een overleg hebt staan met de projectmanager of directeur, waar je voor werkt. Zo kun je ook de takenlijsten delen; de mensen waarvoor je werkt, hebben dan ook gelijk inzicht in de status van de activiteiten. Zo hoeven ze niet meer aan je te vragen wat de status is. Dit voorkomt veel mailverkeer.

Waar vind in mijn takenlijst in Outlook?

Je vindt je takenlijst links onderaan (naast je agenda icoon).

Soms kan het zijn dat je deze nog niet zichtbaar hebt. Je voegt dan de takenlijst handmatig toe; door op het icoon met de drie bolletjes te klikken. Je voegt dan via navigatieopties de takenlijst toe.

Takenlijst in Outlook in Beeld

Je kunt ervoor kiezen om je takenlijst in beeld te houden (naast je e-mail). Dan heb je dus in 1 oogopslag alles bij elkaar. Dit hoeft uiteraard niet; sommige mensen vinden dit onrustig. Dan kun je via het icoon wat zojuist is uitgelegd de takenlijst openen. Mocht je het wel fijn vinden om de takenlijst in beeld te hebben, dan ga je in Outlook naar je menubalk/beeld/indeling/takenbalk/taken. Dan verschijnt automatisch de takenlijst rechts in beeld.

Taak aanmaken

Je maakt een taak in Outlook aan door te klikken op ‘’nieuwe taak aanmaken’’ als je in de takenlijst omgeving zit. Je kunt werken met bijvoorbeeld projectcodes/namen of bepaalde onderwerpen. Als secretaresse heb je vaak een heel divers takenpakket. Denk aan website updaten, arbeidscontracten opstellen en bijvoorbeeld ook de projecten bijhouden. Je kunt deze allemaal ‘’categoriseren’’ en ook een kleurcode geven. Je kunt de taak ook een deadline geven en instellen op een bepaalde datum dus dat je een pop up reminder krijgt; zodra het de deadline datum is.